1. Pourquoi cette déclaration de confidentialité ?

Chaque utilisateur de l’application (ci-après dénommé « Utilisateur ») divulgue une certaine quantité de données personnelles à différentes parties. Étant donné que vous êtes une personne physique identifiable de manière unique sur la base de ces données, un consentement explicite doit être donné pour le traitement de ces données, tant pour le l’association (Club) que pour KLUBS, le logiciel derrière cette application.
Nous traitons ces données conformément à la législation sur la protection de la vie privée du 8 décembre 1992 et, par extension, au règlement GDPR modifié du 27 avril 2016 concernant la protection des données personnelles.
En utilisant cette application, vous consentez au traitement des données tel que décrit dans cette déclaration de confidentialité. Votre club a toujours le droit de modifier cette déclaration de confidentialité. Toute modification substantielle sera communiquée aux Utilisateurs et nécessitera un nouveau consentement explicite via le logiciel.

2. Qui est responsable du traitement des données personnelles ?

2.1. Responsable du traitement
Le Club agit en tant que responsable du traitement des données personnelles. Si vous souhaitez modifier (ou faire modifier) vos données, cela peut toujours se faire via vos contacts au sein du Club ou via votre propre profil. Le Club dispose des possibilités nécessaires dans le cadre du règlement GDPR pour effacer, exporter du plateforme et modifier vos données si nécessaire;

2.2. Sous-traitants
KLUBS agit en tant que sous-traitant des données et ne peut rien modifier dans les profils sans le consentement explicite du responsable du traitement. KLUBS agit en tant que partie technique pour maintenir le logiciel et collecte donc sur ses serveurs les données personnelles nécessaires pour faire fonctionner la plateforme. De même, en cas d’accès direct à certaines données, KLUBS demandera toujours l’approbation du responsable du traitement.

3. Base du traitement

Nous traitons vos données sur la base d’un consentement explicite (“opt-in” après l’inscription ou la création d’un compte). Lorsque le responsable du Club modifie ou complète lui-même des données dans votre profil, il le fait uniquement sous sa propre responsabilité et sur la base du consentement de l’Utilisateur. Si, par exemple, il existe une adhésion officielle avec des conditions d’utilisation entre le club et l’Utilisateur, cela peut en outre être considéré comme une base de traitement pour permettre la gestion du club.

4. Quelles données sont traitées ?

KLUBS ne traitera que les données nécessaires pour vous garantir l’accès à la plateforme. Il s’agit des champs suivants : adresse e-mail, nom et prénom, mot de passe. Toutes les informations supplémentaires dans le profil peuvent être complétées par le responsable du traitement et par l’Utilisateur lui-même. Étant donné que le Club peut lui-même créer des champs de profil illimités, cela peut concerner toutes sortes d’informations. Le responsable du traitement s’engage toutefois à ne demander que les données nécessaires qui sont pertinentes pour le traitement des données de l’adhésion de l’Utilisateur (par exemple, coordonnées, données de l’entreprise, date de naissance, sexe, nationalité, photo de profil, …).
Les données personnelles ne peuvent être demandées qu’après l’approbation explicite demandée lors de la première utilisation de la plateforme.

5. À quelles fins mes données sont-elles traitées ?

KLUBS et le responsable du traitement collectent vos données personnelles uniquement et exclusivement pour optimiser la gestion des membres, rendre les profils des membres transparents et s’inscrire aux activités ou aux adhésions. Ce traitement est donc considéré comme essentiel pour garantir un fonctionnement optimal du Club.
Vos données sont traitées aux fins suivantes :

• Pour permettre à l’Utilisateur d’accéder à la plateforme
• Pour pouvoir gérer et configurer les adhésions et les accès de l’Utilisateur
• Pour permettre à l’Utilisateur de s’inscrire à des activités
• Pour permettre à l’Utilisateur d’entrer en contact avec d’autres Utilisateurs
• Pour pouvoir garantir un fonctionnement efficace et sans heurts du club

Lors de l’utilisation de l’application, des logs d’utilisateurs peuvent être enregistrés, indiquant quand et comment l’Utilisateur a utilisé l’application. Ceux-ci sont uniquement utilisés à des fins statistiques et ne sont en aucun cas utilisés pour confronter les Utilisateurs à leur comportement de navigation.

6. Qui traite vos données personnelles en tant que sous-traitant ?

Vos données sont uniquement traitées pour un usage interne. KLUBS peut toutefois faire appel à des sous-traitants pour le fonctionnement optimal de l’application. Toutefois, il est veillé à ce que vos données ne soient pas envoyées à des sous-traitants inconnus en dehors de l’UE. En approuvant cette déclaration de confidentialité, vous déclarez également accepter le traitement par les sous-traitants suivants :

• Combell – hébergement de la base de données et de l’application. Rétention illimitée tant que KLUBS fait appel à cette partie pour l’hébergement.
• Mailgun – mailing transactionnel, reçoit uniquement l’adresse e-mail + e-mail HTML, avec une rétention maximale de 3 jours.
• Yuki / Mollie – s’il existe des liens via les API, nous renvoyons aux conditions de traitement de ces parties, car le Club conclut toujours un accord direct avec elles.

KLUBS prend les précautions juridiques et techniques nécessaires pour éviter toute utilisation illégitime de l’application. En cas de violation de données, KLUBS mettra tout en œuvre pour protéger les données le plus rapidement et le mieux possible et pour éviter tout abus ultérieur. En tant qu’Utilisateur, vous en serez immédiatement informé, conformément à la loi.

7. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données sont traitées aussi longtemps que cela est jugé nécessaire pour le fonctionnement du Club. Lorsque l’Utilisateur n’est plus membre, il peut choisir de supprimer les données immédiatement et sans délai. Sinon, les données sont conservées par défaut pendant 1 an à des fins de marketing et de réactivation.

8. Quels droits disposez-vous en tant qu’Utilisateur ?

8.1 Traitement légitime et protection des données
Vos données sont toujours traitées de manière légale et légitime, comme décrit à l’article 5. Elles sont traitées dans un environnement sécurisé et pertinent et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire dans l’application.

8.2 Droit d’accès aux données
Si vous le souhaitez, un Utilisateur peut demander le droit d’accès à ses données. Bien entendu, cela peut se faire via le profil où les données peuvent éventuellement être gérées et copiées par l’Utilisateur. En outre, l’Utilisateur a également le droit de demander un aperçu de toutes les données traitées au responsable du traitement. Celui-ci fournira donc un aperçu de toutes les données traitées, y compris les adhésions et les présences aux activités. Le responsable du traitement s’engage à traiter ces demandes dans un délai raisonnable (1 semaine).

8.3 Droit de rectification des données
Les données traitées de manière incorrecte peuvent être modifiées dans l’application tant par l’Utilisateur que par le responsable du traitement.

8.4 Droit à l’oubli
Chaque Utilisateur a toujours le droit d’être oublié dans l’application et la base de données. Différentes règles s’appliquent à cet effet, selon lesquelles une telle demande doit toujours être approuvée par le responsable du club. En effet, le traitement des données peut être une nécessité pour pouvoir poursuivre une adhésion. Un Utilisateur peut faire supprimer ses données dans les hypothèses suivantes :

• Il n’existe plus de base juridique pour le traitement des données, par exemple après la fin de l’adhésion ou le retrait du club
• Le retrait du consentement explicite donné précédemment à cette déclaration de confidentialité
• Lorsque les données ont été traitées ou obtenues illégalement
• Lorsque le législateur exige que les données soient supprimées

En cas de suppression de données, KLUBS se réserve le droit de réduire les noms des personnes à leurs initiales et de limiter les adresses e-mail au format a*****@g****.c** (c’est-à-dire  alexander@gmail.com) afin de pouvoir démontrer des statistiques et des preuves de suppression. Toutes les autres données personnelles ne sont pas anonymisées, mais supprimées.

9. Comment puis-je exercer mes droits ?

Dans la plateforme, l’utilisateur peut exercer ses droits via le profil / Boîte à outils de confidentialité. Si cela ne fonctionne pas, il est toujours possible de contacter le gestionnaire de Club.

10.Plaintes

En cas de plaintes concernant le traitement des données personnelles par KLUBS ou par le club lui-même, l’Utilisateur peut déposer une plainte auprès de https://www.privacycommission.be

11.Data Protection Officer (DPO) - Délégué à la Protection des Données (DPD)

KLUBS est assisté dans ce domaine par un Délégué à la Protection des Données certifié. Celui-ci peut être consulté à tout moment via dpo@klubs.be. Le traitement des données a également été notifié à l'Autorité de Protection des Données de Belgique.